İşletmeler dijital dönüşüm süreçlerine başlarken genellikle şu soruya odaklanırlar: “Kurumumuzda e-imza mı kullanalım, yoksa mobil imza mı?” Aslında bu, doğru bir başlangıç sorusu değildir. Çünkü asıl mesele kullanılacak imza türü değil, bu imza süreçlerini nasıl yöneteceğinizdir.
Bugün dijital dünyada yasal ve operasyonel ihtiyaçlara göre şekillenmiş 4 farklı temel imza türü bulunmaktadır:
- Nitelikli Elektronik İmza (QES): Islak imza ile tam yasal eşdeğerliğe sahip olan, akıllı kart (USB token) ile atılan en güvenli imza türüdür.
- Mobil İmza: SIM kart altyapısı kullanılarak cep telefonu üzerinden onaylanan, yine ıslak imza ile eşdeğer yasal geçerliliğe sahip yüksek güvenlikli çözümdür.
- Gelişmiş Elektronik İmza (AES): Kurum içi onay süreçleri ve tedarikçi mutabakatları için optimize edilmiş, SMS OTP veya e-posta doğrulamalı imza türüdür.
- Grafometrik İmza (SES): Tablet veya dokunmatik ekranlar üzerinden biyometrik verilerin (basınç, hız vb.) kaydedilmesiyle atılan görsel imzadır.
Her bir imza türü farklı bir kullanım senaryosuna hizmet eder. Modern yaklaşım; kullanıcıya uygun imza türünü seçmek ve tüm bu süreçleri tek bir akışta birleştirmektir. “Hangi imza?” sorusu yerine “Hangi sistem?” sorusunu sormak kurumunuzu bir adım öne taşır. İmzago’nun Signature as a Service (eSaaS) altyapısı sayesinde, tüm imza süreçlerinizi tek bir platformdan yönetebilirsiniz. İmzago ile hemen tanışmak için ücretsiz demo talep edin.
Sözleşmelerde Islak İmza Devri Bitiyor: Temassız ve Sınır Ötesi İmza Dönemi
Acil imzalanması gereken bir sözleşmeniz var; ancak taraflardan biri farklı bir şehirde, diğeri yurt dışında ve bir başkası ofis dışında. Geleneksel yöntemlerle bu süreç; belgelerin kargolanması, mail atılması, ıslak imza atılıp tekrar taranması gibi günler süren yorucu adımlardan oluşur. Bu durum operasyonun tamamen durmasına neden olur.
Peki, fiziksel imzayı tamamen ortadan kaldırmak gerçekten mümkün mü? Evet.
Yeni model “Temassız İmza Süreci” ile tanışın.
Modern e-imza akışlarında belge sistemden gönderilir, kullanıcıya SMS veya e-posta ile bildirim gider, kullanıcı sadece bir linke tıklayarak saniyeler içinde belgesini imzalar ve yasal geçerli PDF otomatik olarak oluşur.
Gerçek Hayat Senaryosu: Almanya’daki bir ev sahibi, Türkiye’deki kiracısı ve farklı bir şehirdeki kefili ile anında sözleşme imzalayabilir. İmzago, bu süreci “Login olmadan, kurulum olmadan, ek yazılım olmadan” prensibiyle yürütür. İmza atacak kişilerin sisteme önceden üye olması bile gerekmez; sadece bir link ile tüm taraflar aynı anda imza atabilir. Siz de kurumunuzda imza süreçlerini temassız hale getirmek ve hızlandırmak için İmzago’yu ücretsiz deneyin.
Signature as a Service (eSaaS) Nedir? e-İmza Altyapınızı Neden Buluta Taşımalısınız?
Kurumların kendi e-imzalama altyapılarını kurmaları veya e-imza kütüphanelerini (SDK) ana yazılımlarına gömmeye çalışmaları oldukça maliyetli ve karmaşık bir süreçtir. İşte bu noktada devreye Signature as a Service (eSaaS), yani İmza Hizmeti olarak sunulan servis modeli girer.
eSaaS, imzalama altyapısının bulut üzerinden servis olarak kullanılmasıdır. ERP, CRM, İK, Muhasebe veya kurumunuza ait herhangi bir yazılım, API üzerinden bu servise entegre olarak e-imzalama işlemlerini uzaktan ve anında gerçekleştirebilir.
Teknik Engellere ve “Sürtünmeye” Son
Geleneksel e-imza kullanımındaki en büyük problemlerden biri; bilgisayarlarda yaşanan Java güncellemeleri, sürücü (driver) eksiklikleri ve tarayıcı uyumsuzluklarıdır. İmzago, bu teknik engelleri tamamen ortadan kaldırarak “sürtünmesiz” (frictionless) bir imzalama deneyimi sağlar. İşletim sisteminden (Windows, Mac, Linux) bağımsız çalışan kullanıcı dostu İstemci (Client) uygulaması ile teknik dertleri bir kenara bırakın. İmza altyapınızı kurmakla zaman kaybetmeyin, İmzago ile API üzerinden anında entegre olun!
İnsan Kaynaklarında Dijital Dönüşüm: İş Kanununa Uyumlu e-Bordro ve KEP Dönüşümü
İnsan Kaynakları departmanları; işe alımdan işin sonlanmasına kadar geçen süreçte izin onayları, bordrolar, ihtarnameler ve eğitim bildirimleri gibi binlerce evrak üretir. Çok çalışanı olan işyerlerinde her ay kağıt bordro imzalatmak ve fiziki dosyalama yapmak hem ciddi bir maliyet hem de zaman kaybıdır.
Artık bu süreçleri dijitale taşımak bir seçenekten çok, yasal bir güvence halini almıştır. 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 109. Maddesi’nde yapılan düzenleme ile, işçinin onayı alınması şartıyla bildirimlerin KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) hesabı üzerinden elektronik ortamda yapılmasına yasal zemin hazırlanmıştır. KEP sistemi üzerinden gönderilen bir e-bordro veya ihtarname, inkâr edilemez ve senet hükmünde kesin delil niteliği taşır.
Kâğıt, yazıcı, kargo, noter ve arşiv masraflarından tasarruf etmek İK departmanları için artık çok kolay. ERP ve SAP İK sistemleri ile tam entegre çalışabilen yeni nesil çözümler sayesinde, verileriniz dış ortama aktarılmadan, doğrudan sisteminiz içinden çalışanlarınıza KEP ve e-İmza ile yasal geçerli belge iletimi yapabilirsiniz. Kurumunuzun işçi-işveren ilişkisini hukuki güvence altına almak ve İK operasyonlarınızı kağıtsız bir mimariye taşımak için süreçlerinizi hemen dijitalleştirin.